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一名MIT博士后的高效时间管理
期刊社    2015年12月24日

1 年时间,你能做什么?如果再减掉周末、节假日呢?如果再把时间限制在每天的8:30-5:30呢?时间管理是我们每一个人都要面对的事情,而本文不是只讲 大道理而已,这里有很多鲜活的例子,你可以学到很多实用小技巧。你还会发现,那些你以为“本来就厉害”的成功人士,其实也有过一张“一塌糊涂”的时间表。 所以,他们可以,我们为什么不?
 

 

 

 

我总是在寻找“隐藏的宝石”,就是那些从事杰出工作但其价值未被世界所认知的人。

 

今天,我请我的朋友卡尔?纽波特( Cal Newport )向我展示了他是如何身兼多职——MIT博士后研究员、多本书的作者和高人气博主。 这么多事,他是怎么做到的?

 

卡尔的博客是网络最受欢迎博客之一:学习技巧(Study Hacks)。 他在“我会教你如何致富”博客上发表的客座博文向大家展示了如何学习《我会教你如何致富》一书中教的原则——当然还有很多别的内容——并将其融合成提高工作效率的方法。

 

下面,你将学到:

 

¨如何使用固定时间表效率法——与我以前提过的“思考、意愿、技巧”三步法(译者注:这个主要是用来追踪和管理你的花销情况,点击链接还有excel表格可以看哟)——去有意识地选择你想做什么,并无视掉无意义的外加作业

 

¨什么时候该说不——怎么说不

 

¨每场演讲6万美元的专家如何管理自己的时间

 

¨案例研究: 如何让你的邮件时间得到最充分利用

 

下面进入正题

(译者注:本文结构比较特别,题目和前面的部分是拉米特?赛希,然“* * *”符号框起来的部分是直接引用了卡尔的邮件,所以,作者我将两者都不出来了,希望大家不要迷糊了,下面的“我”都是卡尔? 纽波特。)

 

* * *

 

我最近做了一个简单的实验: 我记录了最近发出的50封邮件的时间戳。 可以从这些时间戳看到我一周内(10月22日(周四)—10月29日(周四))收发邮件的情况。

 

我的兴趣在于统计出自己一天中的哪些时间花在了邮件这档事上。 下面是我的发现:

 

(译者注:上表不是时间戳记录表,是卡尔纽波特自己的统计结果,横轴为时间段,纵轴为邮件数。)

 

如上图所示,这一周里,我在6-7点间只发了1封,7点后则为0。 这个很好解释:我每天都差不多5点半的样子就结束了当天的工作。这意味着5:30之后,断网,关机,无待办事项。每当我结束一天的工作,就该是时候放松了。

 

我必须强调,我不是某些生活懒散的企业家,公司已经上轨道,所以就躺在加勒比海的阿鲁巴岛的吊床上监督监督就完事。 我有一份正常的工作(我是一名博士后),有很多事情要做。

 

例如,在刚过去的那个夏天,我取得了麻省理工学院(MIT)计算机科学博士学位。 在写作博士论文的同时,我完成了自己第三本书的手稿。这份手稿在我博士论文答辩结束一个月后交到兰登书屋(Random House)出版社并将于2010年夏季出版发行。在过去的一年里,我还很用心经营着自己的博客——学习技巧(Study Hacks),创造了5万的月独立访问量,与此同时,我还成功发表了超过半打同行评议过的学术论文。

 

换言之: 我可不是懒鬼。 除了极少的例外,所有这些事情我都是在工作日的8:30到5:30之间进行的。(我每天的锻炼时间、1小时的遛狗时间也都是安排在这个时间段内的。 我真的很喜欢每天5:30之后的自由时间,完全的自由啊。)

 

我称这个方法为固定时间表效率法( fixed-scheduled productivity),我从2008年年初开始便一直在使用并向大家推荐这个方法。它的理念很简单:

 

¨制定一份你认为最理想的工作时间表,然后再通过实际工作情况来调整,让这张表真的适合你——使用这个方法的时候你得冷酷一些,接什么责任要懂的选择,该拒绝别人的时候不能客气,不要别人让做什么就做什么,没多大用处的任务要摆脱掉。

 

这个方法将会在你的控制力、压力水平、完成的重要工作的数量上产生深远而有益的影响。

 

不过它的理念并不是什么新的东西。提姆?菲利斯(Tim Ferriss)的一本很有名的书《每周工作4小时(The 4-Hour Workweek)》里就建议采用严格的时间限制。他认为我们所做的很多工作的效率是很低的,而且其重要性也是令人质疑的。(他运用了帕金森定律(Parkinson’s Law)来支撑“更多的时间并不一定带来更多的成效”的观点,并广受欢迎,当然,如果你还心存疑虑,可以看看《揭露真实的帕金森定律(Debunking Parkinson's Law)》。)他说,相反,如果我们能辨别出什么是最重要的任务,并受到严格的时限约束,那么我们会吃惊地发现,实际完成所需的时间是很少的。

 

在本文中,我想告诉你们一些成功运用这种方法的真人真事——事业依旧成功,生活品质却得以彻底改善。

 

 

吉姆?柯林斯的白板
 

 

 

 

(照片/凯文?莫洛尼/纽约时报)

 

吉姆?柯林斯的商业权威指导著作《从优秀到卓越(Good to Great )》和《基业长青(Built to Last.)》销售额已破700万,他则将这些书的成功归功于他的研究原则。

 

自去年五月柯林斯接受纽约时报的访问后,他便带领着12名本科生组成的几支研究团队开始了资料的搜集工作,现在(2009.11.19)搜集工作仍在继续。 而他的一本书要从最初的提出假设到最后形成历经千锤百炼的思想,平均耗时约5年,需经费约50万美元。当从调研阶段迈入“修道士”状态般的写作阶段后,他状态最好时一天也最多能完成一页的内容。

 

换句话说,柯林斯是一个非常有毅力而且刻苦工作的人。你可能会由此认为他和一般见到的在残酷的商业世界里拼命打拼、睡觉也不关机的工作狂一样。

 

但是,他没有。

 

他位于科罗拉多的办公地点的会议室里放了一块白板,白板上潦草地写着一个简单的公式:

 

¨ 创新 53%

¨ 教学 28%

¨ 其它 19%

 

柯林斯在很多年前就定下了一个“宏伟的目标”,他人生中50%的工作时间要用于创新性的工作——思考、调研和写作——30%的用于教学,剩下20%用来完成其它所有事。 白板上的百分比正是他日常时间分配的大体状况。 (他用秒表计时,用电子表格来控制进度。)就使用固定时间表效率法来说,柯林斯的例子就很典型。

 

拥有与他同一级别成就的作家则很容易陷入过量工作的泥沼中: 熬夜更新推特(美式微博)、雇佣工作人员、精心设计网页、开发系列产品、不放过任何演说机会。 但柯林斯逃出了此种命运。

 

举例来说,尽管柯林斯一次演讲的薪酬就超6万美元,但他每年演讲的次数不足18场,所得收入的三分之一都无偿捐献给了非营利组织。 他从不到各地去推销自己的书。 他的网页设计得也很普通。他严格控制自己的生活开支,避免过度依赖收入(过去的14年里,他和妻子一直生活在加利佛尼亚的一栋小平房里)。他只顾了很少的员工,喜欢需要时再招募些志愿者。

 

时代周刊形容他道,“柯林斯先生……非常善于说‘不’。” (他曾为《今日美国》写了一篇文章:《最好的新年决心是?一份‘不做’清单”(Best New Years Resolution? A ‘Stop-Doing’ list.)》)

 

他固定时间表的生活方式源自一个简单的理念"让工作持久而与众不同”,而其真正得以实现还是得益于他“愿意……用对‘做什么’的相同程度的专注来对待‘不做什么’”的这种态度。

 

柯林斯不是唯一从固定时间表效率法中受益的……

 

 

伊丽莎白的转变
 

 

 

 

当伊丽莎白?格蕾丝?桑德斯(Elizabeth GraceSaunders)开始她的第一份事业——职业文案服务时,她的工作时间表简直就是“危害甚深”。

 

“我会先出去会了朋友再回邮件,”她告诉我,“然后熬夜到凌晨2点来完成手头的项目。”

 

终于有一天,她崩溃了。“我不是秘书,”她说,“我的任务不是搞定所有摊在我面前的事。”

 

桑德斯改用了一个一周工作40小时的时间表。这个新的时间表带来了两个直接的影响。

 

第一,她发现自己开始只专注于最重要的事了。

 

举个例子,由于计划用于业务发展的时间只有几个钟头,她不能再找借口去做些浪费时间的事,像是曾让她熬夜的徒劳无益的网站微调和查看没实际用处的邮件。 从而,她可以把心放在那些能产生成效的核心事务上,比如进行电话销售或新产品的研发。 旧的时间表里的内容确实更多,但同时也更琐碎,反而在这种约束下产生的专注带来了更多的成效。

 

第二,她发现她可以让她的客户学会如何适应她的工作习惯。

 

“我会在24小时(而非24分钟)内回复您的邮件,在开始一个新项目之前需要事先通知我,如果近期内我的时间安排已满我会说‘不’,我可能提前将接下来一个月的会议安排都定下来了。”

 

桑德斯说,“对怎样以及何时对要求作出反应的选择会产生极大的影响。”

 

桑德斯的朋友和客户都对她放弃文案工作,变身为一名“时间管理教练”的事情印象深刻。她现在的工作是帮助其她职业女性取得同样的成效。(其中最有名的服务是“重塑时间表(Schedule Makeover)”。)

 

下面是典型的“桑德斯的一天”:

 

¨6点起床,8:30坐到电脑前。

 

¨在工作日,她的头1-2个小时是用来做她称为“常规处理”的工作,包括核对日程、查看邮件、为这一天接下来的时间做一个详细的计划。 桑德斯认为正是早上的这项“惯例”让她不用再浪费时间思考工作怎么开始,并将她从整天都在查看邮件的“强迫症”中解放出来。

 

¨她会进行一个小时左右的电话销售。 对于私营企业来说,这算是最痛苦的事情。 但是通过将其严格固定在时间表上,可以避免她将这件事推到一边。

 

¨这一天接下来的时间里,她将按照早上制定的计划走: 通常是一些客户要求的任务和至少一项业务拓展工作。

 

¨下午5:30结束工作。

 

绝大多数的企业家都会工作到5:30以后(并声称这是完全不可避免的),不过,桑德斯虽然没有像他们这般,她的事业依旧蒸蒸日上。原因很清楚:她的固定时间表迫使她只从事那些能有成效的工作(电话销售、客户任务、主要业务拓展),并避免将时间花在那些没实际用处、只是为“忙”而忙的事情上(像是动不动就会去调整网页、强迫症似的反复查看邮件、对一些小的业务发展机会穷追不舍)。

 

桑德斯并不是我遇到的唯一一个惊讶于这个发现——做得少反而有助于提高营收——的年轻企业家。

 

 

婴儿效应
 

 

 

 

下面这个故事来自我的好友迈克尔?西蒙斯(Michael Simmons)。

 

他自己创业——极限创业教育公司( Extreme Entrepreneurship Education Corporation),他的公司在他毕业后的那几年迅速扩张。那段时间我恰好在看《每周工作4小时》,我开始研究西蒙斯减少工作时间的可能性。我认为,那是他自己的公司,那么为什么不利用这个优势给自己创造更赞的生活呢。

 

我们就此讨论过,当时我曾告诉西蒙斯他应该减少花在邮件和社交网络上的时间。

 

“我没得选择,”他解释道, “每一次联系都可能给我一个重要的合作伙伴或者一份宝贵的订单。”

 

但之后,他的女儿哈莉(Halle)出生了,他和妻子(公司创始人之一)开始轮流照顾女儿,早上是他,下午是妻子。 晚上则是家庭时间。所以,他的工作时间从每天10-12个小时缩减到3-5个小时。

 

哈莉的存在迫使他做出改变,他之前还口口声声说不可能,现在他也开始严格控制自己的时间表, 他之前也认为自己的事业会受到影响,事实证明,也没有。

 

“孩子的存在让做‘应做的事’变成做‘必做的事’,”西蒙斯向我解释道,“过去,我总是推迟做出关键决策或者因不愿跨出自己的舒适区而说‘不’。现在,我才是真的没得选择,我必须有所抉择,因为我的时间已经被砍掉了一半。”

 

“自一年前我们女儿出生到现在,我们的公司扩展了不止一倍。

 

 

固定时间表的作用
 

 

 

 

柯林斯、桑德斯和西蒙斯有一个相同的发现。 当给时间表加上严格的时限,删减掉不必要的工作,同事和客户也重新适应了何时该对你有所期待后,他们发现了固定时间表所产生的两个令人惊奇的作用。

 

第一,所谓必要的事情——无论是电话销售或者还是专注于为创作一本新书而进行的核心研究工作——恰是那些真正重要的事;而不必要的事情——无论是动不动就邮件邮件的,还是像患了强迫症般总在调整博客的模板——比许多人以为的还要更无关痛痒。

 

第二,与不稳定的时间表相比,他们反而因专注于必要的事情(而非所有的事)而受到更多的关注。这些“佯谬”的事实——正如柯林斯的书最畅销,桑德斯和西蒙斯的公司发展飞速——说明你也可以收获更多成效。

 

 

固定时间表的生活方式
 

 

 

 

固定时间表效率法的步骤很简单明了:

 

1.选择一个你认为能达到最理想的劳逸平衡状态的工作时间表。

2.尽一切努力去避免破坏时间表的安排。

 

听上去非常简单吧,但,当然不简单。 要满足第2条可不是件容易的事。 如果你还放不下现在的项目、责任或者工作习惯,那么你很有可能远远达不到这个理想时间表的要求。

 

当你开始想要通过固定时间表来提高效率时,有一个简单的事实你必须面对:要坚持住这个理想时间表需要更大刀阔斧的行动。举个例子,你也许不得不:

 

¨给待办事项数目来个大瘦身。

¨痛下决心把那些缺乏效率的习惯从你每日的时间表中删除掉。

¨为了换取大量的自由时间,冒着一不小心惹恼他人或让他们失望的风险。

¨停止拖延。

 

理论上来说,这都是些硬指标,而且非常难达成。 但是当你专注于一个特定的目标——“我拒绝在工作日工作到5:30以后!”——你会很惊奇地发现上面的要求变得没那么难了。

 

下面让我们再多看一个例子……

 

 

案例研究:我的时间表
 

 

 

 

现在有一个不错的案例可供研究——我研究生时期的时间表。

 

为了在更短的时限内完成工作,我不得不格外谨慎地运用一天的时间。那时我身边有太多失眠患者,他们总是一副睡眼惺忪的样子,这让我意识到陷入一种凌晨3点睡到中午起的生活模式(这就是声名狼藉的“MIT生物钟”)是一件多么容易的事。

 

下面我将与大家分享我为了严格按照固定时间表行事而惯常采用的一些技巧:

 

¨我近乎冷酷地只以结果说话。作为一名研究生,我们的最终目标是什么? 从事能够回答重要问题的优秀研究。其它的事情在这个阶段真的不重要 (Nothing else really matters)。 但我的一些同龄人对这一形而上学的问题的答案是:“用长时间的工作证明你属于这里。” 就像这些自己未来的决策者们在将来翻出他们的时空卡片,宣称他们非常有效率的完成了该做的事。胡说!我当时想做的事情就是在一年内写出几篇好论文,而任何会妨碍我达成这个目标的事情我都会持怀疑态度认真审视。这种结果导向特质让我更能够阻止中途出现的各种杂事挤进我的时间表。

 

¨我特别清楚自己何时能出成果,而成果也并不总能来得那么快。如果有人把别的什么事丢给我,我会很诚实地评估然后告知什么时候这件事才会排到我的待办事项第一位。然后我们会就这个日期进行沟通。等到点做这事了我再开始。如果——这个如果很重要——你确实告知了别人这个确定的日期,就可以避免让他们在未来很长一段时间里都在期待成果、期待成果、期待成果。 当你在坚持一种不成熟的、“只在临近最终期限的时候才开始”的态度的时候,长的交付周期也可以帮助你绕过这成堆的事情(这些事情会毁了你的固定时间表)。

 

¨拒绝。如果我的安排太满,无法按时完成这个新项目,我会拒绝。

 

¨终止、退出。如果一个项目已经失控并开始占用过多的时间让我无法完成时间表上的其它事项,或者偏离我对结果导向的要求: 我会终止这个项目。 如果又出现一些明显更重要的事,而这些事又与我计划中的其它事冲突,我会放弃其中较不重要的。 告诉你个秘密: 其实没人真会在意你做了什么小调整,或者你放弃了什么。 最终,结果才是别人评价你的依据。 如果某件事正阻碍着你在你的领域里取得重要的成果,那你就必须问问自己为什么还要继续这件事。

 

¨我不在服务区。我常呆在学校图书馆的旮旯里或窝在自己公寓的角落里工作。 我每天只会收发两三次邮件,晚上和周末都不会再碰邮箱,因此人们不得不等上一段时间才能收到我回复。要找到我通常不是件容易的事,如果有人在周五晚上给我发来一封需要在周六早上前处理的紧急邮件,他们就会失望了。 但最终,他们都会适应我的工作习惯。 同样重要的是,我可不是故意作怪。 我从未为我的邮箱设置过那些虚伪的自动回复。 我只是做自己,然后人们会习惯真正的我。

 

¨分批处理、形成习惯。任何的常规工作都会慢慢变成一种习惯——习惯就是我们总在那一天的那时候做的那件事。 举个例子,我总是在午餐后写我的博客,记下早上发生的第一件事。当我上课的时候,我会回想我为完成各科作业是如何分配这周的时间的。为你的常规工作制定时间表的时候按照自己的习惯走,这会让处理非常规工作也变得更轻松。同时还可以防止各种琐事毁了整个计划。

 

¨早早开始。有时,要真的很早。 我无法接受在处理重要事情时候还有所拖延。 我不爱拖。如果为了确保计划按需进行,我得提前2-3周开始做某些事情的话,我就会这样做。

 

¨我不要求许可。我觉得你认为按自己喜好定下时间表后自己就会自动按它行事是绝对错误的。不过,你可以争取这就是最宝贵的奖励。而成效就是金钱,你必须付出代价才能获得。只要我能确保完成别人花钱交给我的主要任务,那么按照我自己的方式去惊醒会让我更舒服。如果我无法产生好的成效,那么人们就有权要求更多地介入。

 

 

结论
 

 

 

 

你可以填写任意的时限,只要你觉得它可以提高你工作的效率。你手中总有些事在忙,无论是邮件、浏览重要网站、还是处理待办事项清单,等你到戴维?艾伦的年纪这份清单都可以赶上《圣经》的长度了。 但尽管如此,总有那么个时候,你不得不停下脚步说:我知道我有做不完的工作,现在我必须先接受这个事实。如果不,那么你会被这份工作耍得团团转。它会使你陷入令人疲惫、毫无效率的时间安排里,让你感到更多压力并且无法取得更多进展。

 

按你自己的意愿制定时间表。 然后让其他所有事都顺应你的需求。 灵活一点。有效率点。如果你无法让事情顺应你的需求:是时候换个工作了。但最终,不要妥协。

 

卡尔纽波特是一名MIT博士后,作者,“学习技巧(Study Hacks)网站”的创始人,网络最受欢迎学生咨询博客博主。

 

* * *

 

省钱,高效

 

1.吸取那些证实有效且富有技巧的省钱妙招。审核自己的增值项目并学习每月省下几百美元的详细建议。

 

2.吸取更多深入地提高效率的建议。卡尔和我录制了一个1个多小时的访谈节目,其间我们非常详细地谈论了最优化策略和提高效率的策略。有兴趣观看——并从中选择适合自己的时间管理和提高效率的技巧。

 

 

【译者注】

 

1.“6+”从后文可知就是超过6份的,因为+还是比较好理解的,所以就直接沿用原文了。

 

2.关于题目的three books,和后文出现的my third book,因为两者时间不一,一个是在一年内,一个是有具体时间点,后文也没有对第一二本的交代,所以还是按照原文分别译作“三本书”和“第三本书”。

 

3.一些网站,包括Study Hacks都在使用"The 4-Hour Work Week"这个名字,但是原著书名"The 4-Hour Workweek"(workweek: n. 一周工作时间)。虽然似乎两者差别不大,可是至少译者我最开始在这个地方纠结了好久,差点译成《4小时工作制的一周》,主要是觉得一周才工作4小时,真是比77我还要悠哉了。

另,《每周 工作4小时》有中文译本,道客巴巴、豆丁、新浪爱问都可以搜得到,只是有些译名是《一周工作4小时》,大家有兴趣可以看看。

 

4.帕金森法则(Parkinson's Law):任务的重要性和复杂度与所分配的完成任务的时间密切相关。(补充一个有趣的,也是来自《每周工作4小时》—— 增加成效有两种顺序正好互相颠倒的办法:

a.只做重要的事情以减少工作时间(80/20法则)。

b.减少工作时间来做最重要的事情(帕金森法则)。)

 

5.再补充一个从《每周工作4小时》里看到的方法,因为自己以前用excel之类的做计划,发现单子真是可以rival the bible了,而且花了好多时间来计划,力求做到完全,结果……大家都懂的,所以也许这个方法我们都可以借鉴一下,看看有没有效果:

“在没好好想清楚主次轻重之前,不要坐在办公室里或者坐在你的电脑前。否则你的一天就可能在阅读无聊的电子邮件和脑筋一片混乱中度过。今晚之前就列好明天要做的事情。我不推荐使用Outlook或者用电脑来列"要做事务清单",因为这样会使清单得以无限制地增加。我会用一张标准大小的纸折三次成5.08cmx8.89cm正好可以放进衣服口袋的daxi,限制自己只专注于几件事情。”




来源:译言 转载自:神州学人 原作者:Cal Newport 译者: Agnes77

 

 

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